Activity-Based Working Method

Activity-Based Working Method

Si tratta di una metodologia e di un’applicazione software integrata (SMS web) che hanno come scopo l’organizzazione del lavoro finalizzata ad ottimizzare il tempo e le risorse impiegate per ottenere gli obiettivi prefissati.

La metodologia è stata sviluppata e perfezionata in circa 25 anni grazie ad una continua applicazione e sperimentazione in situazioni professionali reali che hanno coperto contesti operativi che vanno dalle piccole organizzazioni locali a contesti industriali e di servizio internazionali di notevoli dimensioni.

E’ stata anche utilizzata in situazioni personali o familiari nell’ottica di gestire e vivere meglio la propria vita privata conciliandola con quella professionale e comunque con l’obiettivo primario di ridurre al minimo ciò che viene lasciato al caso.

Tutti i contenuti della metodologia sono stati rigorosamente sperimentati ed applicati da chi l’ha ideata e sviluppata e dalle centinaia di professionisti con i quali abbiamo avuto a che fare nel corso degli anni. Lo stato dell’arte della metodologia e dei relativi strumenti operativi che verranno proposti sono il frutto di un’evoluzione continua basata su studi specialistici, su esperienze dirette e sui preziosissimi consigli e feedback delle persone che l’anno utilizzata e la utilizzano tuttora sul campo.

La metodologia si rivolge indifferentemente a chi ha il compito di ottenere degli obiettivi avendo a disposizione strutture organizzative e risorse oppure a chi vuole ottenere i propri obiettivi personali o professionali sapendo di poter contare principalmente su se stessi e sul supporto di poche altre persone.

In particolare, la metodologia ed il relativo software vengono impiegati da vari anni riscuotendo un notevole successo per lo sviluppo dei sistemi e per la produzione e la gestione di tutta la documentazione tecnica nell’ambito del loro ciclo di vita. Questo sistema, ideato e sviluppato integralmente da LMT Europe, viene utilizzato in un’ampia gamma di contesti industriali anche come supporto fondamentale per l’ottenimento della certificazione dei sistemi secondo le normative di sicurezza internazionali.

SMS System consente di gestire, monitorare e tracciare Attività singole, progetti, traguardi o piani d’azione per la risoluzione di problemi o per l’ottenimento di obiettivi di qualsiasi dimensione.

Possobili campi di applicazione

Todo list e team working generale (Azienda, Partner, Clienti, Fornitori)
Sviluppo prodotto/servizio (tutte le fasi del ciclo di vita)
Verifica e Validazione, Testing, Check-list, Auditing e relativi piani d’azione
Messa in servizio prodotti/servizi (FAT, SAT, ecc.)
Gestione malfunzionamenti e segnalazioni dal campo (CRM)
Gestione piani di miglioramento continuo (Kaizen)
Gestione della manutenzione (impianti, apparati, sistemi, ecc.)
Fornitura di servizi
Gestione della documentazione tecnica per il Cliente (manuali, datasheets, ecc.)

Gestione operativa e monitoraggio uffici/reparti
Supporto alla gestione delle procedure aziendali
Gestione della documentazione legata al processo (PDM)
Supporto alle decisioni ed alla condivisione delle informazioni
Supporto alla certificazione e mantenimento (ISO, SIL, ECM, …)
Supporto alla gestione operativa del Sistema Qualità
Project Management
Gestione Meetings (Convocazione, conduzione, decisioni, feedback)
RAMS (Reliability, Availability, Maintainability and Safety)

Gli elementi fondamentali della metodologia

Attività: l’elemento centrale della metodologia

L’Attività è un’entità generica utilizzabile per vari scopi in funzione dalla specializzazione che gli viene attribuita. In ogni SISTEMA (organizzazione) possono convivere molteplici Attività con specializzazioni differenti in modo tale che i team di lavoro utilizzano un sistema di lavoro unificato attraverso il medesimo strumento avendo sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie per l’ottenimento degli obiettivi.

Alcune specializzazioni delle Attività possono essere, ad esempio:

Azioni da effettuare
Obiettivi condividere e da ottenere
Malfunzionamenti da registrare
Nuove funzioni da implementare
Nuovi prodotti da sviluppare
Pro memoria (post-it)
Contenitori per archiviare informazioni e/o documenti
Richieste di servizi

Richieste di informazioni
Verbali di riunione
Offerta da scrivere
Ordine da ricevere
Pagamento da monitorare
Evento da organizzare
Altro…

Il primo elemento che caratterizza un’Attività viene denominato AREA.

Ad ogni Attività è possibile associare un’Area e nel ciclo di vita dell’Attività, in funzione delle necessità operative, la relativa Area può essere modificata. L’Area identifica e contraddistingue ogni Attività allo scopo di metterne in evidenza il tipo di utilizzo oppure l’obiettivo che si prefigge.

Attraverso l’Area l’Attività viene caratterizzata ad alto livello definendone il tipo di utilizzo/scopo per la quale viene utilizzata. Se si pensa al LEGO, l’Area definisce che tipo di mattoncino rappresenta la singola Attività.

Le Aree vengono definite autonomamente dall’organizzazione in funzione delle effettive esigenze.

Alcuni esempi di Aree possono essere:

Archivio – In questo caso ogni Attività di tipo Archivio verrà utilizzata come contenitore di informazioni.
Bug – In questo caso l’Attività di questo genere viene utilizzata per rappresentare e gestire un malfunzionamento (di un prodotto, di un servizio, di un software, ecc.)
Pro memoria – le Attività alle quali è stata associata questa area vengono utilizzate per rappresentare dei semplici pro memoria
Offerta – in questo caso l’Attività contiene tutte le informazioni relative alle offerte che devono essere scritte e gestite dai Commerciali dell’organizzazione. Questa Area rappresenta quindi una specifica azione e non l’archivio delle offerte. Le Attività di questo tipo contengono tutti gli elementi per arrivare alla formulazione di un’offerta (preventivi, tabelle, richieste di offerta, requisiti, specifiche, ecc.) e rappresentano tutte le offerte in gestione.
Sviluppo di una nuova funzione – le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare sviluppi di nuove funzioni.
Documentazione – l’Attività in questo caso viene utilizzata per la gestione della documentazione: scrittura di un nuovo documento, modifica, verifica, correzione, ecc.
Sviluppo di servizi – le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare sviluppi di servizi.
Amministrazione – le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare azioni di tipo amministrativo.
Marketing – le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare azioni di tipo marketing.
Richiesta di servizio – le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare richieste di servizi.
Change Request di un prodotto/servizio/software – le Attività di questo tipo vengono utilizzate per richieste di modifiche.
Altro…

Il MODULO rappresenta il secondo elemento che caratterizza ogni Attività e serve per definire dove viene applicata.

Anche i Moduli possono essere definiti nell’ambito di ogni organizzazione in funzione delle specifiche necessità.

Alcuni esempi di Moduli possono essere:

Clienti (per esempio: Cliente 1, Cliente 2, Cliente n, ecc.)
Fornitori (per esempio: Fornitore 1, Fornitore 2, Fornitore n, ecc.)
Reparti produttivi (Assemblaggio, Verniciatura, Presse, ecc.)
Funzioni Aziendali (Amministrazione, Commerciale, R&D, Stabilimento 1, Stabilimento 2, ecc.)
Prodotti (Prodotto 1, Prodotto 2, Prodotto n, ecc.)
Servizi (Spedizioni, Audit, Pianificazione, Pulizie, ecc.)
Sistemi software(HMI, Libreria 1, Libreria 2, Elaborazione, DB, ecc.)
Tipi di Archivi (Offerte, Procedure Aziendali, Norme, Bilanci, Personale, ecc.)
Altro…

Gli elementi che caratterizzano ogni Attività

La caratterizzazione delle Attività attraverso gli elementi definiti fino a questo punto consente di predisporre l’ambiente di lavoro in funzione delle necessità operative e degli obiettivi dell’organizzazione. A questo punto ogni risorsa conosce la personalizzazione degli elementi messi a disposizione ed è predisposta a parlare e comprendere un linguaggio di lavoro comune.

Evidentemente il processo di personalizzazione è dinamico e verrà affinato progressivamente nel corso del tempo con l’utilizzo del modello e del relativo strumento; per questo motivo non è necessario cercare subito una personalizzazione completa e definitiva perché questa arriverà con il tempo. L’aspetto importante è che ogni risorsa conosca molto bene tutti gli aspetti di personalizzazione definiti fino a quel momento e ne comprenda appieno il significato che gli è stato dato. Con l’utilizzo, ogni persona potrà poi fornire elementi utili per il perfezionamento della personalizzazione.

L’Attività è caratterizzata quindi da un alto livello di personalizzazione per adattarla alle varie esigenze operative.

L’Attività diventa l’unico strumento per definire, chiedere, condividere, prendere decisioni e … molto altro.

Attraverso l’Attività verranno ridotti drasticamente:

Mail, allegati e relative “propagazioni”…
Verbali di riunione
Documenti eterogenei
Post-it
Telefonate
e … molto altro

l ciclo di vita dell’Attività viene specificato attraverso un elemento denominato STATO.

Ogni Attività, indipendentemente dalla tipologia che gli viene attribuita (Area) e dove viene applicata (Modulo) si evolve nel tempo secondo una sequenza di stati ai quali viene dato un significato ben preciso. Tale sequenza viene rappresentata attraverso un Diagramma di Stato.

Ogni organizzazione, in funzione delle proprie esigenze, può definire il Diagramma di Stato delle proprie Attività; nel seguito viene riportato il modello più versatile ad oggi utilizzato.

Il Diagramma di Stato dell’Attività: un esempio

Alcuni esempi di personalizzazione del flusso operativo Aziendale

In questa sezione vengono riportati a titolo di spunto alcuni esempi di personalizzazione del flusso operativo in alcuni contesti applicativi. Si tratta di esempi semplificati ma che, in ogni caso, derivano da reali applicazioni.

La raccolta di esempi è in continuo aggiormaneto.

Per qualsiasi informazione su come adattare SMS system al proprio flusso aziendale scrivete a info@lmteurope.com. Vi risponderemo rapidemente senza nessun impegno.

ESEMPIO 01: un possibile flusso per attività di gestione anomalie software
ESEMPIO 02: un possibile flusso per attività di Sviluppo Prodotto
ESEMPIO 03: un possibile flusso per attività di Verifica e Validazione (V&V)
ESEMPIO 04: un possibile flusso per attività di CRM